Gestione cespiti

Riconciliazione contabile

La seconda fase di un progetto di inventariazione consiste nella verifica e abbinamento tra i dati rilevati nella fase di inventariazione fisica e i dati contabili in essere, evidenziando le eventuali discordanze e fornendo la situazione aggiornata dei dati contabili per l’aggiornamento dei relativi registri contabili del cliente.
 
Questa attività rappresenta sicuramente una parte molto qualificante di un progetto di inventariazione cespiti, e costituisce di pe sé una importante motivazione di una azienda a intraprendere un progetto di inventariazione: assicurare il corretto allineamento tra i dati contabili a bilancio e l’esistenza fisica dei beni.
 
Questa attività viene effettuata dagli operatori di Gruppo Tekno operando presso la propria sede, attraverso l’abbinamento tra i dati contabili acquisiti dal cliente e le informazioni contenute nel flusso generato in fase di inventariazione fisica.
 
La base dati fornita dal Cliente, con il dettaglio delle informazioni descrittive e contabili di tutti i beni oggetto di inventariazione prevista, in formato MS Excel, sarà acquisita nel software proprietario di Tekno, a supporto dell’attività di inventariazione.
L’attività viene effettuata con il supporto del software di cui sopra, che facilita e consente di ottimizzare le operazioni di verifica e abbinamento, sulla base delle caratteristiche dei dati contabili di partenza, del livello di dettaglio individuato, delle informazioni descrittive rilevate (descrizioni, codifiche fornitore, fotografie, etc.) e delle metodiche di procedimento definite.
 
Il risultato di tale attività potrà rilevare le seguenti situazioni:
  • cespiti presenti fisicamente e allineati con i dati contabili del Cliente;
  • cespiti presenti fisicamente e allineati con i dati contabili del Cliente, ma con dati variati (ubicazione, descrizione, etc.);
  • cespiti presenti fisicamente e assenti nell’elenco beni fornito dal Cliente (cespiti nuovi non ancora registrati contabilmente o cespiti spesati);
  • cespiti assenti fisicamente, ma presenti nell’elenco beni fornito dal Cliente, (per effetto di alienazioni non registrate contabilmente o per cespiti diversamente dislocati).
Inoltre nel caso di più beni inventariati e riconducibili ad uno stesso elemento, nei dati contabili di partenza, verrà aggiornato il flusso fornito in output con la situazione di dettaglio aggiornata di più elementi collegati ad una stessa posizione nel dato contabile di partenza.
 
Sarà pertanto fornito il flusso di output relativo alla situazione contabile aggiornata, nel formato e con i contenuti concordati per l’aggiornamento nei sistemi contabili del cliente, tra cui:
  • Numero etichetta
  • Breve descrizione del cespite
  • Ubicazione
  • Categoria Inventariale
  • Dati contabili di competenza registrati nell’ “Elenco Beni”, fornito dal Cliente.
Saranno inoltre forniti opportuni report di verifica dell’attività di inventariazione e di allineamento tra l’esistenza fisica e situazione contabile.